Periodieke nieuwsbrief

Het is mogelijk om een nieuwsbrief te verzenden aan leden in jouw netwerk die zich daarvoor hebben aangemeld. De nieuwsbrief wordt automatisch samengesteld met content die op de website is gepubliceerd. Dit betreft de volgende content-categorieën:

activiteiten die starten in de komende periode
vooraankondigingen, projecten, wensen, vraag, aanbod en berichten die zijn geplaatst sinds de vorige nieuwsbrief is verzonden

Het maakt dus niet uit hoe vaak je een nieuwsbrief verstuurd. Het systeem houdt bij welke items al in de vorige nieuwsbrief hebben gestaan, en neemt automatisch alle nieuwere items op in de volgende nieuwsbrief.

Items uit de bovengenoemde categorieën worden standaard een keer in de nieuwsbrief opgenomen, maar er zijn uitzonderingen:

Activiteiten kunnen twee keer in de nieuwsbrief staan: een keer als vooraankondiging en een keer op de agenda van de komende periode.
Je kan als beheerder aangeven dat je een item niet in de nieuwsbrief wilt hebben. Dit kan je eenvoudig doen bij de preview.
Je kan als beheerder ook aangeven dat je een item meerdere keren in de nieuwsbrief wilt hebben. Dit kan je doen door bij het item op de tab "Admin" in de tabel "Netwerken" bij jouw netwerk "Opnemen in volgende nieuwsbrief" aan te vinken. Het item wordt dan in elke volgende nieuwsbrief opgenomen, totdat je dit weer uitvinkt.

Dit zijn de stappen:

Stap 1: Geef aan dat je een nieuwsbrief wilt versturen

Een nieuwsbrief kan je niet ongevraagd aan iemand toesturen. Daarom moet je, zodra je weet dat je (mogelijk) een nieuwsbrief wilt versturen, toestemming gaan vragen. Je doet dit door bij jouw netwerkinstellingen op de tab 'Mail-instellingen' bij 'Nieuwsbrief' in te stellen dat je een nieuwsbrief wilt versturen. Elke nieuwe aanmelding op de website krijgt vanaf dan de vraag of hij/zij de nieuwsbrief wilt ontvangen.

Stap 2: kies je vaste instellingen

Bij jouw netwerkinstellingen op de tab 'Mail-instellingen' kan je een aantal defaults instellen:

de default onderwerpregel van de nieuwsbrief,
de openingstekst van de nieuwsbrief, en
het aantal dagen voor de kalender.

Per nieuwsbrief kan je dit aanpassen.

Stap 3: bepaal de eigenschappen van jouw nieuwbrief

Kies onder Beheer, Nieuwsbrief versturen. Je ziet hier de instellingen van stap 1 terug. Je kan het voor deze specifieke nieuwsbrief nog aanpassen, maar dat is waarschijnlijk niet nodig. Je kan invullen/aanpassen:

de onderwerpregel
de openingstekst van je nieuwsbrief (header)
van hoeveel dagen terug je items in de nieuwsbrief wilt (alleen bij de allereerste nieuwsbrief)
hoeveel dagen vooruit je items in de kalender wilt hebben

Stap 4: maak de selectie van de items voor je nieuwsbrief

Klik op de knop "Verzamel items voor de nieuwsbrief". Alle items waarbij "In nieuwsbrief" is aangevinkt, worden dan eenmalig opgenomen in de nieuwsbrief.

Stap 5: bekijk de preview
Klik op de knop "Bekijk deze nieuwsbrief". In een nieuwe tab van je browser zie je hoe de nieuwsbrief eruit ziet.

In de preview kan je items uit de nieuwsbrief halen, en berichten verplaatsen van boven naar beneden en terug.

Stap 6: verzenden
Klik op de knop "Naar verzenden". Vanaf daar leidt het zich denk ik vanzelf.

Eerdere nieuwsbrieven bekijken

Je kan via het blauwe menu ook naar Beheer - Eerdere nieuwsbrieven. Hier kan je de inhoud van de verzonden nieuwsbrieven bekijken. Dit gaat ook via de knop "Bekijk deze nieuwsbrief".

Samenstelling van de nieuwsbrief

Elke nieuwsbrief wordt altijd als volgt samengesteld:

Het logo van jouw netwerk
De zin: Hallo <naam>, waarbij <naam> wordt vervangen door de voornaam van de ontvanger. Alleen als de voornaam maar 1 karakter lang is, kiezen we de hele naam (voornaam en achternaam)
De headertekst
Uitgelicht: items waarvan jij als netwerkbeheerder bepaalt dat ze bovenaan de nieuwsbrief worden opgenomen, zodat ze meer aandacht krijgen.
Gesponsorde berichten: items waarvan jij als netwerkbeheerder bepaalt dat ze als gesponsord bericht bovenaan de nieuwsbrief worden opgenomen.
Maatschappelijke berichten: dit zijn alle berichten die sinds de laatste nieuwsbrief zijn gepubliceerd, waarvan is aangegeven dat ze bovenaan de nieuwsbrief mogen verschijnen.
Project-updates: updates die bij projecten zijn gepubliceerd sinds de laatste nieuwsbrief.
Nieuwe activiteiten: kalender-items voor de komende periode. Hierbij bepaal je met "Aantal dagen voor kalender" hoe ver je vooruit wilt kijken. Let op: van alle items die deel uitmaken van een serie, wordt alleen de eerste in de nieuwsbrief opgenomen.
Vooraankondigingen: alle vooraankondigingen die sinds de laatste nieuwsbrief zijn gepubliceerd.
Nieuwe projecten: alle nieuwe projecten die sinds de laatste nieuwsbrief gepubliceerd.
Nieuwe diensten: alle nieuwe diensten die sinds de laatste nieuwsbrief zijn gepubliceerd.
Nieuwe vragen: alle nieuwe vragen die sinds de laatste nieuwsbrief zijn gepubliceerd.
Nieuwe producten: alle nieuwe vraag naar en aanbod van producten die sinds de laatste nieuwsbrief zijn gepubliceerd.
Overige berichten: dit zijn alle berichten die sinds de laatste nieuwsbrief zijn gepubliceerd, waarvan is aangegeven dat ze onderaan de nieuwsbrief mogen verschijnen.
Footer met afmeldlink

Aanvullende opmerkingen

Wat zijn Vooraankondigingen? Dat zijn activiteiten waarbij is aangeven dat op een bepaalde datum voorafgaand aan de start van de activiteit, de activiteit als een bericht (vooraankondiging) gepubliceerd moet worden.
De instellingen voor "In nieuwsbrief" en "Opnemen in volgende nieuwsbrief" vind je bij alle items op de tab "Admin" in de tabel "Netwerken". Indien een item in meerdere netwerken geplaatst is, kan jij dit aanpassen voor alle netwerken waarvan jij beheerder bent.

Nieuwsbrief afmeldingen

In het blauwe menu onder Beheer vind je 'Nieuwsbrief afmeldingen'. Hier kan je zien wie zich wanneer heeft afgemeld voor de nieuwsbrief, inclusief nog een eventuele notitie.