Hoe verzenden we emails?
Jouw website verstuurt diverse e-mails. Denk aan:
- een email bij registratie met een link om het e-mailadres te bevestigen
- een welkomstmail
- een mail aan de beheerder als een contactformulier is ingevuld
- een mail aan een persoon als die een persoonlijk bericht heeft ontvangen
- een mail aan iemand die het wachtwoord is vergeten
- de nieuwsbrief
Elk e-mail moet een afzenderadres hebben. Meestal gebruiken we daar het ingestelde e-mailadres van de website voor, bijv. info@halloijburg.nl. Dat kan echter niet zomaar. Als we dat zouden doen zonder aanvullende maatregelen, zouden de meeste mailservers de mail afkeuren: de mail wordt beschouwd als spam of wordt helemaal niet afgeleverd.
Om te zorgen dat de mails wel goed afgeleverd worden, zijn er een paar mogelijkheden
- Instellen van de Domain Name Server (DNS)
Door de Domain Name Server (DNS) van jouw domeinnaam (bijv. buurtgroen020.nl) goed in te stellen, is het wel mogelijk om je eigen domeinnaam als afzender te gebruiken. Dit vraagt echter om specialistische kennis die de meeste beheerders van Gebiedonline-websites op dit moment niet hebben. Als je erover wilt lezen, bekijk dan deze pagina over SPF, DKIM en DMARC. - Een aparte sender meegeven aan de e-mails
Omdat we gezien hebben dat de eerste optie lastig is voor de meeste van onze leden, geeft Gebiedonline standaard aan alle emails een extra sender-adres mee, namelijk "noreply@gebiedonline.nl". Wij hebben de DNS van gebiedonline.nl goed ingesteld, waardoor de mail door mailservers als betrouwbaar wordt beschouwd. - Een reply-to e-mailadres
In sommige gevallen geven we "noreply@gebiedonline.nl" als afzender van de e-mail mee en tegelijk een "reply-to e-mailadres". Zodra de ontvanger de e-mail gaat beantwoorden, wordt de mail naar dit reply-to e-mailadres verzonden. We doen dit als personen op de website elkaar persoonlijke berichten sturen, of bij berichten aan de beheerder via het contactformulier.
Let op: Mocht je voor optie 1 kiezen, zorg dan dat je voldoende kennis hebt om dit goed te doen. Foutieve instellingen kunnen grote impact hebben op de afleverbetrouwbaarheid van de e-mails. De nieuwsbrieven of wachtwoord-vergeten-mailtjes komen dan bijvoorbeeld bij veel mensen in de spam-box terecht.
Tot slot
We hebben ook leden die onderdeel uitmaken van een grote organisatie die vanuit informatiebeveiligingsbeleid willen voorkomen dat anders servers e-mails versturen met hun eigen domeinnaam als afzender. Bijv. de gemeente Amsterdam wil niet dat andere servers mails versturen met een afzender .....@amsterdam.nl. In de Domain Name Server (DNS) staat dit dan zo ingesteld. En dit is vervelend als een lid van Gebiedonline zo'n emailadres wil gebruiken. In dat geval zal er in de DNS een uitzondering gemaakt moeten worden voor de Gebiedonline-server. Als dat niet lukt, dan zal een ander afzender-adres gebruikt moeten worden.