organiseren evenement 20 jaar IJburg - sept 22
Geachte lezer(es),
November dit jaar is het 20 jaar geleden dat de eerste bewoners van IJburg de sleutel kregen. Reden tot feest dus! Mocht u geinteresseerd zijn om dit te organiseren, dan verzoeken wij u een offerte uit te brengen voor de productie van dit evenement, al dan niet in samenwerking met anderen.
Doel
▪ Vieren van 20 jaar IJburg (sinds de eerste sleutel) in september op een centrale plek die zich leent voor ontmoeting
- Bewoners, professionals en andere betrokkenen verbinden in een sfeer van gezamenlijkheid
▪ Programma waarin IJburg zich presenteert en het karakter van IJburg zichtbaar wordt.
▪ Een boeiend dagprogramma van 12-21u waar voor elk wat wils is en waar bewoners op af komen. Laagdrempelig en voor iedereen
Gewenst resultaat
We denken aan een (zomerse) zondag eind september waar ontmoeting centraal staat en waar bewoners feest kunnen vieren. Er wordt gelegenheid gegeven om op plekken (zelf meegebracht of gekocht eten) aan lange tafels met elkaar samen te nuttigen. Daar omheen zijn diverse activiteiten voor verschillende doelgroepen. Er is gelegenheid voor IJburgers om hun activiteiten of talenten te presenteren en aan het eind van de dag is een knallende hoofdact.
.
De dag is dus geslaagd als naderhand door jong en oud en voor alle doelgroepen teruggeblikt kan worden op een feestelijke gebeurtenis waar voor een divers publiek een aansprekend IJburgs programma is neergezet.
Aan Tafel
Bij 10 en 15 jaar IJburg is ook een dergelijk evenement georganiseerd, onder de noemer ‘Aan Tafel’. Door nu weer een dag te organiseren waar gezamenlijk gegeten kan worden, wordt voortgebouwd op die kleine traditie. Het ligt het naar ons idee voor de hand dit dan ook te doen onder dezelfde naam.
Communicatie
Bedoeling is om hoofdzakelijk bekendheid van het event te genereren door gebruik te maken van social media van bestaande betrokken partners. Denk daarbij aan locale platforms, winkeliersverenigingen, scholen, etc. Ook de communicatie van het evenement valt onder de opdracht. Voorafgaand aan de dag heeft elke IJburger kennis genomen van het evenement. Uiteraard staan de communicatiemiddelen van het stadsdeel hiervoor ook ter beschikking.
Verwacht wordt dus:
- Opstellen en verwoorden festivalprogramma en gewenste locatie;
- Betrekken van IJburgers en IJburgse partners en ondernemers;
- Inzet plegen tbv marketing en communicatie;
- Indienen evenementenvergunning uiterlijk 8 juli 2022 tbv event maximaal zondag 25 september 2022;
- Coördineren en zorgdragen voor uitvoerende werkzaamheden;
- Inhuren en betalen van ingehuurde dienstverlening tbv event;
- Draaiboek na afloop.
Profiel
Opdrachtnemer dient over expertise te beschikken om dergelijke activiteiten op te zetten en het proces hiertoe vorm te geven. Ook dient opdrachtnemer te beschikken over benodigd netwerk op Yburg om met relatief beperkte middelen, maar des te meer door een goede samenwerking en met veel betrokkenheid van participanten, te komen tot een klein, relatief eenvoudig opgezet, maar goed bezocht event.
Gevraagd wordt om uw ervaring hiermee aan ons over te brengen.
Eindverantwoordelijk
Opdrachtnemer kan in eerste instantie met Arjan Driehuis contact opnemen voor inhoudelijke vragen. Vragen die niet direct beantwoord kunnen worden, zullen voorgelegd worden aan projectgroepleden waarna eventueel besloten kan worden om bepaalde vraagstukken voor te leggen aan het stadsdeelbestuur.
Budget
Het evenement dient gerealiseerd te worden voor maximaal 30.000,-incl. BTW. Opdrachtnemer dient bij interesse inzicht te geven in een prognose van de te maken kosten. Bij een goed verhaal en een goed plan is een hoger budget mogelijk.
Uitgangspunten
Opdrachtnemer houdt het aantal werkuren bij en zal bij dreigende overschrijding tijdig signaleren.
Interesse?
Wanneer u interesse heeft, dan wil ik u vragen om uw voorstel uiterlijk vrijdagmiddag 3 juni 12u aan mij toe te mailen.
Dan stuur ik uw voorstel voor pinksteren rond aan mijn collega’s om tot het beste voorstel van (hopelijk) drie voorstellen te komen.
Voor vragen kunt u mij in eerste instantie mailen op a.driehuis@amsterdam.nl .
Met vriendelijke groet,
Arjan Driehuis
Gebiedspool Stadsdeel Oost
deadlines:
- aanvragen vergunning 2e week juli 2022
